มารยาทในการรับโทรศัพท์
เตรียมกระดาษ ดินสอ หรือปากกาไว้ให้พร้อม เพื่อจดบันทึกข้อความได้ทันที มิใช่จดข้อความบนปกสมุดรายนามผู้ใช้โทรศัพท์ หรือปกนิตยสาร หรือถุงขนม
รับสายทันที เมื่อกริ่งโทรศัพท์ดังขึ้น ไม่ควรให้สายเรียกเกิน 3 ครั้ง เพราะผู้โทรอาจจะคิดว่าโทรศัพท์ขัดข้อง
กล่าวคำทักทาย และแจ้งชื่อสถานที่ที่ตนเองสังกัดอย่างสุภาพ เพราะคำทักทายจะให้ความรู้สึกที่เป็นมิตร เช่น "สวัสดีค่ะ ฝ่ายบริการผู้อ่านสำนักหอสมุดกลาง ค่ะ" ไม่ควรพูดว่า "ฮัลโหลจะพูดกับใครคะ"
ในระหว่างการสนทนา ควรพูดด้วยเสียงที่เป็นธรรมชาติ สุภาพชัดถ้อยชัดคำ มีจังหวะได้ใจความ (Clarity speech) น้ำเสียงต้องมาด้วยความจริงใจ อบอุ่น (Sincere & Warm) การพูดโทรศัพท์ด้วยใบหน้าที่ยิ้มแย้ม จะทำให้เสียงที่พูดออกมาฟังดูรื่นหู แสดงความเป็นมิตร ถ้าไม่รู้จะทำอย่างไรให้น้ำเสียงมีรอยยิ้ม ก็ ให้ยิ้มจริงๆในขณะที่พูด แต่อย่าพูดไปหัวเราะไปด้วยเพราะไม่ใช่เรื่องตลก
อย่าคุยกับคนอื่นขณะรับโทรศัพท์ ควรหยุดการสนทนาเสียก่อน จึงจะยกหูโทรศัพท์ เพราะเสียงที่ได้ยินอาจไม่ใช่เสียง "สวัสดี ค่ะ" อาจเป็น "แหม ! วันนี้ข้าวผัดกระเพราะไก่ไม่อร่อยเลย"
พยายามช่วยเหลือผู้ที่โทรแจ้งเข้ามาอย่างเต็มใจ อย่าตอบแต่เพียงว่า ไม่ทราบ เพื่อปัดเรื่องให้พ้นตัว
อย่าเคี้ยวอาหารขณะรับโทรศัพท์ การเคี้ยวอาหารไปด้วยขณะพูดเป็นการไม่ให้เกียรติต่อผู้ที่เราพูดด้วย และเป็นการทำลายบุคคลิกภาพของผู้พูดด้วย
อย่าให้หูโทรศัพท์อยู่ใกล้ปากและจมูกเกินไปขณะพูด เพราะผู้ฟังอาจจะได้ยินเสียลมหายใจของเราตลอดเวลา ก่อให้เกิดความรำคาญได้
เมื่อจบการสนทนา ควรกล่าวคำว่า "สวัสดี" แล้วจึงวางสาย
รอให้อีกฝ่ายวางสายเสียก่อน การวางสายก่อนเป็นการบ่งชี้ว่า ไม่อยากคุยด้วย
วางสายโทรศัพท์อย่างนุ่มนวล ไม่ให้มีเสียงกระแทก
อย่าใช้โทรศัพท์ในเรื่องส่วนตัวนานเกินไป โทรศัพท์ในที่ทำงานมีไว้ติดต่องาน จึงควรเลี่ยงการใช้ในเรื่องส่วนตัว ถ้าจำเป็นจริงๆ ควรพูดให้สั้นที่สุด
ดังนั้น เมื่อกริ่งเสียงโทรศัพท์ดังขึ้น ก่อนที่ท่านจะไปรับโทรศัพท์โปรดคำนึงถึงมารยาทในการรับโทรศัพท์เสมอ แล้วท่านจะพบว่า นอกจากองค์กรของท่านจะได้รับคำชื่นชมกลับมาแล้ว ท่านก็เป็นผู้หนึ่งที่ช่วยสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้แก่องค์กรของท่านด้วย